Qu’est-ce qu’un fichier d’appels pour les centres d’appels?

Qu’est-ce qu’un fichier d’appels pour les centres d’appels?

En matière de téléprospection, le fichier d’appel ou fichier client constitue un outil indispensable pour appeler des prospects qualifiés. Selon saytoutcom.com, un fichier d’appel pour les centres d’appels permet d’optimiser l’impact d’une opération de prospection commerciale. Il s’agit donc d’une base de données qui contient les informations sur les prospects et les clients fidèles. À noter que ces derniers ont été démarchés et approchés par une entreprise pour des intentions commerciales.

Le fichier d’appel renferme des informations essentielles pour contacter clients et prospects de l’entreprise pour leur suggérer de nouveaux produits. Dans le cadre d’un démarchage direct, les éléments contenus dans le fichier d’appels permettent également de les relancer. Les coordonnées et renseignements sur chaque client et prospect y sont figurés. Ces informations sont utilisées par l’entreprise pour améliorer l’expérience et la relation client.

Fichier d’appel, quelle importance pour une entreprise ?

Pour atteindre ses objectifs marketing, un fichier qualifié s’avère être indispensable pour une entreprise. Ce document rassemble toutes les données importantes pour évaluer si un contact peut devenir un prospect et évoluer en client.

Plus le fichier est bien fourni et comprend des informations pertinentes, plus il permet un meilleur ciblage. Pour pouvoir proposer une offre sur mesure, l’étape de la qualification de fichier est indispensable. Cette opération consiste à vérifier la rigueur des renseignements fournis dans chaque fichier client. Elle permet également de connaître avec précision les profils qui ne répondent pas aux critères visés.

Cette base de données revêt une importance en matière de téléprospection. En plus des renseignements personnels, elle renferme également leur historique commercial. Pour l’entreprise, il sera facile, par exemple, de savoir le produit acheté par le client et la date d’acquisition. Selon ces renseignements, l’entreprise peut cibler une clientèle susceptible d’être intéressée lors d’un lancement d’un produit nouveau.

Sans mise à jour, une entreprise peut perdre jusqu’à 10% de ce fichier dans l’année. Si l’entreprise ne trouve pas les ressources nécessaires à la réalisation de ce travail indispensable, l’externalisation constitue une excellente alternative. Pour accroître son portefeuille client, l’entreprise est contrainte de passer par la qualification de fichiers clients. Pour en savoir plus, vous pouvez recourir au service de Nirmoo.

Pourquoi qualifier un fichier d’appel ?

Pour une entreprise de service ou de produit, qualifier un fichier d’appel est capital. En effet, il vous procure plus d’efficacité en matière de ciblage, mais également plus de bénéfices. La qualification d’un fichier client vous permet de maximiser vos campagnes promotionnelles. Pour ce faire, il convient d’éliminer les contacts qui ne répondent pas à votre offre. Afin de vous en assurer, il est judicieux d’utiliser des critères spécifiques.

La qualification de fichiers client vous permet également de réduire vos coûts de démarchage. Cela, car vous avez déjà exclut ceux qui ne correspondent pas à vos critères. Ainsi, vous pouvez attribuer les ressources nécessaires à une prospection plus ciblée. Vous pouvez donc focaliser votre budget sur des cibles à fort potentiel de conversion.

L’étape de la qualification vous permet également de mettre en place une stratégie de prospection commerciale bien rodée et efficiente. Vous pouvez ainsi cibler vos contacts selon vos critères préétablis. Le fichier client s’avère, ainsi, être fondamental, car il garantit votre développement commercial. La connaissance de vos prospects et clients vous permet de mettre au point un argumentaire de vente.

Qualification de fichiers d’appels, comment le faire ?

Pour avoir des fichiers qualifiés, passer par quelques étapes clés est nécessaire. Il s’agit de la collecte, du traitement des informations et de l’entretien de qualification.

La collecte de données

Il convient de soigner votre collecte d’informations pour vous épargner des fichiers trop volumineux. Lors de la collecte de données, vous devez définir en amont les renseignements utiles et dont vous avez besoin. Vous devez ainsi travailler votre formulaire selon vos critères préétablis afin de qualifier votre prospect. Pour collecter des données qualifiées, il existe différents moyens de recueillir les informations que vous désirez avoir.

Questionnaires en ligne, campagnes SMS, prospectus pour contribuer à une offre, campagnes emailing, enquêtes de satisfaction… il faut que la demande de renseignements soit cohérente. Elle doit être rapide et facile à remplir, en plus d’être ludique et ergonomique. Vous avez réussi cette étape si vos informations sont pertinentes. Vous disposez, ainsi, d’un fichier client complet, personnalisé et unique.

Traitement des informations

Cette étape est indispensable afin de disposer d’une liste efficace et précise. Pour ce faire, il convient d’exclure les doublons. Vous pouvez également organiser les informations par thématique. Vous devez vous assurer de bien communiquer au bon moment et à la bonne cible. Selon votre cible, il se peut que vous ne communiquiez pas sur les mêmes sujets ni à la même heure. Il se peut que les besoins diffèrent les uns des autres.

L’entretien de qualification

Cette étape consiste à transformer votre contact en un prospect grâce à un entretien. Sitôt que les informations sont recueillies et classées, il convient de les confirmer, de les optimiser ou de les enrichir. Pour ce faire, un entretien téléphonique est de mise pour effectuer toutes ces actions. Cela va constituer le premier contact avec la cible. C’est également l’occasion de compléter ou de justifier les données grâce à un script préétabli. Ainsi, pour susciter l’attention de la cible, l’entretien téléphonique constitue un indispensable à l’égard de l’offre qui lui est proposée.

Qualification de fichiers d’appels par les centres d’appels

Effectuer la qualification de fichier d’appel en interne est tout à fait possible, mais nécessite des coûts supplémentaires. Cette opération constitue également une perte de temps pour l’entreprise. Charge salariale additionnelle, formation de l’équipe, mobilisations de ressources importantes… L’externalisation d’une telle opération va libérer l’entreprise pour se consacrer à d’autres tâches stratégiques.

La qualification de fichier d’appel fait appel à des compétences spécifiques des centres d’appels. Les téléopérateurs dispensent de formations régulières pour être performants. Ils font ainsi preuve d’amabilité, de courtoisie, de rigueur, de professionnalisme, de patience et de persévérance dans l’atteinte des objectifs.

Pour qualifier un fichier client, un centre d’appels met au point une organisation minutieuse et procède par étape.

• Réception des bases de données ou des fichiers qualifiés clients
• Établissement de scripts téléphoniques sur mesure afin de récolter les renseignements pertinents selon les besoins de l’entreprise
• Réalisation d’appels des agents (téléprospecteurs) pour joindre les cibles (prospects/clients) plusieurs fois, à des intervalles d’horaires différents
• Les experts en relation client grappillent les informations indispensables auprès de vos cibles. Pour ce faire, ils mènent une conversation dynamique, courtoise et agréable. Ils peuvent suivre ou non un script préétabli.

Dans le cas d’une campagne de téléprospection, l’agent examine et certifie l’intérêt du prospect à organiser un rendez-vous avec un commercial.

Aussitôt que la qualification de fichier d’appel réalisée, le centre d’appel établit une liste de données qualifiées ou requalifiées. Les renseignements qui y figurent sont exploitables et permettent de mettre au point des campagnes stratégiques. Cela constitue un réel atout pour une entreprise dans l’atteinte de ses objectifs de performance.

Qualification fichier d’appel, les avantages

Les renseignements vérifiés et exacts vont alimenter un environnement commercial plein d’entrain. Cela va également orienter les communications stratégiques dans la meilleure direction à suivre.

Nombreux sont les avantages pour une entreprise de faire réaliser la qualification de fichier d’appel par un centre d’appel :

• Autorise une prise de décision rapide et précise
• Améliore la relation et l’expérience client
• Permet de mettre sur pied des stratégies commerciales de façon plus intelligente
• Engendre un retour sur investissement plus élevé
• Diminue les coûts d’exploitation
• Facilite la gestion des données
• Accroît l’efficacité opérationnelle
• Garantit une base de données de qualité et authentique

Pour toute entreprise qui ambitionne de se développer et d’accroître ses profits, l’exploitation de bases de données actualisées est indispensable. Ainsi, l’éventualité de tirer profit des fichiers de qualité constitue une ressource intrinsèque à la survie d’une entreprise. Ainsi, recourir à un centre d’appel constitue un atout pour bénéficier d’informations pertinentes à moindre coût et de façon constante.

En somme, un fichier d’appel qualifié constitue une véritable mine au trésor pour toute entreprise de produit ou de service. Pour les commerciaux, il représente un outil de base pour réaliser un meilleur ciblage. Pour un centre d’appel, la qualification de fichiers clients n’est autre qu’une preuve de son sérieux et de son professionnalisme. Un fichier qualifié fait gagner de l’argent et du temps à l’entreprise pour une offre ciblée et sur mesure.

NIRMOO